1. Hvem kan du kontakte?

AktivIndsats ApS, CVR 34582963. Hovedadresse: Vig Hovedgade 35, 4560 Vig. Telefon: 32 86 00 00. Generelle henvendelser: info@aktivindsats.dk.

Spørgsmål om databeskyttelse og dine rettigheder kan sendes til je@aktivindsats.dk. Send ikke CPR-nummer, helbredsoplysninger eller sagsdokumenter med almindelig e-mail eller via kontaktformularen. Ring og aftal en sikker kontaktvej.

2. Når du kontakter os

Kontaktformularen indsamler navn, e-mailadresse, henvendelsestype og besked samt telefonnummer, hvis du vælger at oplyse det. Formularen sender beskeden til info@aktivindsats.dk. Vi bruger oplysningerne til at besvare henvendelsen og følge op på den.

For almindelige henvendelser er det relevante udgangspunkt vores legitime interesse i at kunne kommunikere med dig, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Ved skridt forud for en aftale med dig eller opfyldelse af en sådan aftale kan artikel 6, stk. 1, litra b, være grundlaget. En aftale med en kommune er ikke i sig selv dette kontraktgrundlag for behandling af borgerens oplysninger.

Du vælger selv, om du vil kontakte os. Uden nødvendige kontaktoplysninger kan vi ikke svare dig.

3. Hjemmesidens drift, sikkerhed og cookies

Når du besøger hjemmesiden, behandles tekniske oplysninger som IP-adresse, tidspunkt, browser og forespurgte sider i forbindelse med drift, fejlfinding og beskyttelse mod misbrug. Vi anvender blandt andet Wordfence til hjemmesidens sikkerhed. Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i stabil og sikker drift, jf. artikel 6, stk. 1, litra f. Logoplysninger opbevares kun, så længe de er nødvendige for disse formål; oplysninger om konkrete sikkerhedshændelser kan være nødvendige at bevare, mens hændelsen undersøges.

WordPress anvender tekniske cookies ved login og adgang til adgangskodebeskyttede sider. De bruges til at huske den adgang, du selv har anmodet om. Levetiden afhænger af funktionen, herunder om du vælger at blive husket. Du kan slette eller blokere cookies i browseren; det kan betyde, at du skal logge ind eller indtaste adgangskoden igen.

Sidernes nuværende tekniske opsætning henter skrifttyper fra Google Fonts og ikoner fra Font Awesome. Ved disse forespørgsler kan leverandørerne modtage din IP-adresse og tekniske browseroplysninger. Se Googles privatlivspolitik og Font Awesomes privatlivspolitik. Disse eksterne forespørgsler er ikke det samme som et samtykke til statistik eller markedsføring.

På kontaktsiden åbnes Google Maps via et link og ikke et indlejret kort. Først når du følger linket, åbner du Googles tjeneste. Det samme gælder links til eksterne sociale medier. Den eksterne tjenestes egne privatlivsoplysninger gælder for besøget der.

4. Hvis du søger arbejde hos os

Ansøgninger via hjemmesiden modtages i vores rekrutteringssystem Job Openings/HireZoot. Vi behandler de oplysninger, du giver i formularen, dit CV, din ansøgning og eventuelle bilag. Det kan omfatte navn, e-mail, telefon, adresse, uddannelse, erhvervserfaring og kvalifikationer samt frivilligt foto og oplysning om, hvor du har set stillingen. Systemet registrerer også ansøgningstidspunkt og tekniske oplysninger, herunder IP-adresse.

Formålet er at vurdere ansøgningen og kontakte dig om rekrutteringen. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra b, om skridt forud for en eventuel ansættelsesaftale. Nødvendig dokumentation i forbindelse med et konkret retskrav kan behandles efter artikel 6, stk. 1, litra f. Ansøgningen er tilgængelig for medarbejdere med opgaver i rekrutteringen og kan indgå i interne mailnotifikationer.

Oplysninger markeret som obligatoriske er nødvendige for at sende formularen. Undlad CPR-nummer og oplysninger om helbred eller andre følsomme forhold, medmindre vi særskilt har aftalt en relevant og sikker indsendelse. Opbevaring til andre, fremtidige stillinger kræver et særskilt, frivilligt samtykke, som kan trækkes tilbage. En almindelig ansøgning eller accept af formularens privatlivsinformation er ikke i sig selv dette samtykke. Slettefristerne fremgår af punkt 7.

5. Borgerforløb og oplysninger fra kommunen

Ved borgerforløb bestilt af en kommune er kommunen dataansvarlig, og AktivIndsats er databehandler. Vi behandler personoplysninger efter kommunens dokumenterede instruks og den indgåede databehandleraftale. Kommunen fastlægger formålet og behandlingsgrundlaget og har ansvaret for informationen til borgeren.

Oplysninger kan komme fra borgeren, kommunen og andre relevante parter og omfatte blandt andet beskæftigelse, støttebehov og helbred. Oplysninger om det konkrete forløb gives særskilt. Denne generelle hjemmesidepolitik kan ikke stå alene som information om et borgerforløb.

Vi hjælper kommunen med at håndtere henvendelser om borgerens rettigheder. Henvendelser om databeskyttelse til AktivIndsats koordineres af vores kontaktperson for databeskyttelse, Johnny Erlandsen.

6. Modtagere, leverandører og behandling uden for EU/EØS

Relevante medarbejdere får adgang i det omfang, deres arbejdsopgaver kræver det. Vi anvender Nordicway til hosting af hjemmesiden og Microsoft 365 til blandt andet e-mail, samarbejde og dokumenthåndtering. Leverandører og deres relevante underleverandører kan behandle oplysninger for at levere og sikre disse tjenester. Rekrutteringsmodulet er installeret på vores WordPress-hjemmeside.

Nordicway oplyser i sine vilkår, at overførsel uden for EU/EØS kræver kundens forudgående skriftlige godkendelse. Microsofts EU Data Boundary begrænser behandlingen til EU/EFTA for omfattede tjenester, men har dokumenterede undtagelser, blandt andet ved sikkerhed og fjernsupport. Derfor kan vi ikke generelt love, at ingen oplysninger behandles uden for EU/EØS.

Hvor Microsoft overfører oplysninger til tredjelande, er garantierne beskrevet i Microsofts databeskyttelsestillæg, herunder EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, hvor de finder anvendelse. Se Microsofts databeskyttelsestillæg og oplysninger om undtagelser til EU Data Boundary. Du kan kontakte os for nærmere oplysninger om relevante modtagere og en kopi af de anvendte garantier. Eksterne hjemmesidetjenester er beskrevet i punkt 3.

7. Hvor længe opbevares oplysninger?

• Borgersager: Slettes 90 dage efter afsluttet forløb i overensstemmelse med kommunens instruks og databehandleraftalen.
• Almindelige henvendelser: Slettes som udgangspunkt senest 6 måneder efter, at henvendelsen er afsluttet.
• Jobansøgninger: Ansøgninger og tilhørende materiale slettes som udgangspunkt senest 6 måneder fra ansøgningsdatoen. Nødvendige oplysninger om ansøgere, der bliver ansat, overgår til personalemappen.
• Fremtidige stillinger: Opbevaring med dette formål kræver særskilt, frivilligt samtykke og forlænger ikke den almindelige slettefrist på 6 måneder fra ansøgningsdatoen. Samtykket kan trækkes tilbage.
• Ansatte: Relevante oplysninger overgår til personalemappen og behandles efter medarbejderpolitikken.

Ved en konkret klage, tvist eller anden særskilt lovlig forpligtelse kan relevante oplysninger opbevares længere, hvis det er nødvendigt. Det betyder ikke, at hele borgersager eller alle henvendelser gemmes af hensyn til bogføring.

Automatisk sletning af ansøgninger i hjemmesidens rekrutteringssystem er indstillet til 6 måneder fra ansøgningsdatoen. Denne funktion omfatter ikke i sig selv mailkopier eller sikkerhedskopier. Fristerne skal derfor også følges ved håndtering af kopier uden for rekrutteringssystemet. Sikkerhedskopier udfases efter den relevante backupcyklus og anvendes til genetablering, ikke som et almindeligt arkiv.

8. Dine rettigheder

Afhængigt af betingelserne i reglerne kan du have ret til indsigt og kopi, rettelse, sletning, begrænsning, indsigelse og dataportabilitet. Rettighederne er ikke ubetingede. Dataportabilitet gælder kun, når betingelserne i artikel 20 er opfyldt.

Hvis behandling bygger på samtykke, kan du trække samtykket tilbage. Det ændrer ikke lovligheden af behandling før tilbagekaldelsen og ophæver ikke et selvstændigt lovligt grundlag for anden behandling.

Kontakt os, hvis du vil bruge dine rettigheder. Vi svarer som udgangspunkt inden en måned. Ved en nødvendig forlængelse oplyser vi inden for den første måned om årsagen og den videre frist. Hvis en kommune er dataansvarlig, hjælper vi med at rette henvendelsen det rette sted hen.

9. Klage

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med behandlingen af dine personoplysninger. Du er også velkommen til først at kontakte os.

10. Sikkerhed og opdateringer

Vi arbejder med adgangsbegrænsning, sikkerhedsopdateringer og sikkerhedskopiering for at beskytte oplysninger mod uvedkommende adgang, tab og misbrug. Ingen hjemmeside eller mailforbindelse er risikofri. Send derfor ikke følsomme oplysninger via almindelig e-mail eller kontaktformularen.

Denne politik vedrører hjemmesiden, almindelige henvendelser og rekruttering samt den overordnede rollefordeling i kommunale borgerforløb. Medarbejdere og borgere i konkrete forløb modtager supplerende information, hvor det er relevant. Politikken opdateres, når vores behandling eller de relevante forhold ændres.

Grundlag for gennemgangen

Datatilsynet: Oplysningspligt · Behandlingsgrundlag · Dine rettigheder.